Adapta tu empresa a la normativa sobre fichajes y registro de jornada laboral

Desde el 12 de mayo del 2019 todas las empresas españolas deben de registrar diariamente de forma obligatoria la jornada laboral de cada trabajador, según el Real Decreto Ley del 8 de marzo del 2019 aprobado por el Gobierno de España.

Para llevar a cabo este control horario obligatorio, las empresas disponen de varios métodos de registro: desde los más tradicionales como las hojas de firmas en papel y hojas Excel, pasando por los relojes electrónicos donde el empleado marca en una hoja de cartón la hora y fecha de salida (utilizados desde hace años por las administraciones, las tarjetas con bandas magnéticas, chips, etc., hasta el uso de códigos y contraseñas personalizados en teclados.

La realidad es que ninguno de estos sistemas es totalmente fiable, pues es sencillo la suplantación de la identidad en la firma o registro, la modificación de las horas, el filtrado de códigos, etc. Por supuesto, a todo esto hay que sumarle el tiempo y los gastos administrativos que supone la tarea de registrar las horas cuando se hace manualmente o con sistemas poco avanzados.

¿Qué otras soluciones existen en el mercado para el sistema de fichajes?

Las empresas y organizaciones disponen de diferentes soluciones avanzadas en sistemas de fichajes que permiten: controlar las horas de entrada y de salida, descontar los ratos en los que no se trabaja, utilizar la geolocalización para saber desde donde se ficha y por lo tanto, conocer en que se emplean esas horas. 

• Detectores biométricos

Huellas dactilares y huella palmar. Se trata de un sistema de fichajes y de identificación física, personal e intransferible vinculado al reconocimiento de las características morfológicas de la huella dactilar o de la palma de la mano. 

Reconocimiento de iris. Este método de autenticación biométrica utiliza imágenes de alta resolución del iris del ojo del individuo que son convertidas en plantillas digitales. Suelen ser de uso común en aquellas empresas que requieren un alto grado de seguridad en los accesos y control de presencia.

• Aplicaciones móviles, software o geolocalización

Este tipo de sistemas son muy útiles para las empresas que disponen de empleados trabajando fuera de sus instalaciones o que se acogen al teletrabajo. También es un sistema muy recomendable para las empresas que disponen de flota de vehículos.

Se puede considerar también como un sistema de software de presencia, ya que a través del acceso a la aplicación móvil o a una herramienta informática en un entorno web el trabajador deja constancia del inicio, duración o fin de sus tareas y jornada.

Normalmente, las aplicaciones móviles o herramientas informáticas creadas para tal fin están personalizadas para cada organización según sus necesidades.  Este tipo de personalizaciones de software permiten en muchos casos no solo controlar las horas de trabajo sino también gestionar las horas extraordinarias, vacaciones, etc. de forma que se convierten en herramientas muy potentes para todo lo relativo al control de recursos humanos.

 Disponer de un sistema automatizado de control horario sí merece la pena

Desde luego las herramientas tecnológicas para fichajes son a priori la opción más adecuada para poder registrar los horarios de forma cómoda, obtener informes y contabilizar las horas realizadas y a compensar. Además, las organizaciones acceden a paneles de control, bien desde una aplicación de escritorio o bien desde una web, donde pueden gestionar los datos recogidos, crear informes, añadir o dar de baja empleados, etc.

El registro diario del horario de la jornada laboral no solo tiene ventajas para los trabajadores, también para las empresas, están son algunas de las más destacables:

• Controla la productividad de los trabajadores: de esta forma las empresas podrán conocer la eficiencia de sus empleados y contratar más recursos si son necesarios.
• Reduce el absentismo laboral: un mayor control de la presencia y horarios ayuda a conocer las horas reales trabajadas por los empleados y a evitar el absentismo y las faltas de puntualidad.
• Evita suplantaciones de identidad en los fichajes: impide que cualquier otra persona pueda suplantar la identidad de un trabajador. 
• Guarda los datos recogidos de forma segura: los datos son almacenados de forma segura en servidores locales o en la nube.
• Evita sanciones de la inspección de trabajo:  las empresas se garantizan el cumplimiento de la ley y evitan sanciones que pueden ir de los 60 a los 625 euros, para las infracciones leves de hasta los 187.515 euros para las consideradas como muy graves

<<Tener un control horario no solo es un procedimiento obligatorio, sino que además ayuda a las empresas a conocer datos sobre productividad de sus trabajadores y les facilita información necesaria para optimizar los recursos humano >>

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